行业动态：提交董事名册程序指引

于2016年3月4日11:03发表于BVI FSC网站。

如需了解更多信息，请点击行业动态

BVI商业公司法（已修订）第118B（11）节规定第118A节中所提及的董事名册必须为登记员所裁定的格式。当提交BVI商业公司董事名册时，登记员需要特定格式，指引摘要就该格式做出了额外说明。

若通过FSC（金融服务委员会）的VIRRGIN系统向公司事务登记处提交BVI商业公司董事名册，过程将简单快捷。代理人可选择一次性只提交一家公司的董事名册（单独公司提交），也可选择批量提交（多家公司提交）。

提交董事名册的通用方法

通过VIRRGIN界面，用户可选择希望单独提交或批量提交。提交时，用户可选择是否将提交的董事名册公开（根据BVI商业公司法第118B（4）节）。系统默认为不公开董事名册。用户必须明确选择公开后，董事名册细节方能显示在公司的公开记录上。

单独公司提交（董事名册）

对于单独公司提交，用户将进入数据输入界面，界面将显示需填写或可编辑字段，用于填写单独公司的董事名册信息。在输入完所有董事明细之前，用户可修改任何董事明细的数量。输入完所有董事明细后，提交将被提交进行处理。

批量公司提交（董事明细）

对于多个公司提交（批量提交），用户可从菜单选项中选择多个公司并上传包含最多150家公司董事明细的数据文档。代理人可使用FSC提供的数据文档模板。模板在FSC网站上查看，或者直接从VIRRGIN系统上下载，但并不强制要求使用FSC的模板。

使用FSC模板提示：

1.      使用Microsoft Excel并启用宏指令。

2.     打开FSC模板，该模板实际为数据输入表格。

3.     运用正确数据类型准确填写数据字段（例如，只能在日期字段中以规定的格式填写日期。）

4.      字段中数据必须为英文。

每个数据元素必须为单独或独有字段。

当代理人不具有电子格式的董事数据或希望创建电子数据文档用于提交时，代理人可使用FSC数据输入表格模板。若代理人已具有电子格式的信息，但仍准备使用FSC模板，数据必须进行填充以匹配FSC模板中的相应字段。输入所有数据后，文档可通过VIRRGIN功能提交。

若代理人选择使用其他模板，以下规则将适用：

1.  法律所规定的所有数据字段必须包含在数据文件中。

2.   每一个数据元素必须存在于独有字段中。

单独一家公司的有关数据必须存于同一表格中。

应代理人的需求，FSC可准备分段表框架并交予代理人。如需数据库求助，请发送特殊需求至help@bvifsc.v主题需填写数据库求助。需求接受后将按顺序进行处理。需求信息已被接受后，如需额外信息用于支持数据库分段，技术团队将对此提出建议。

为支持数据库，或从已有资源转换并准备数据，FSC需了解：

1. 当前是否正在使用数据库？

2. 是否数据库存储在单一或多个表格中？

批量提交选项如何生效

一旦批量提交后，FSC必须先进行处理，之后方能查看（相关解释请见以下段落）并提交。批量提交通常于提交后一小时内完成。高峰期或大批量提交时，所需处理时间或许更长。当FSC处理批量提交时，将为批量中每个公司创建R410业务。批量提交数量最大为150家公司。

VIRRGIN用户将在批量提交区域中查看批量列表。列表将包括批量提交数字、批量提交日期及每个批量提交状态。当状态显示为“Ready for Review”（准备查看）时，VIRRGIN用户可进入最终批量提交。

即便批量提交的名册信息已可以公开查看，代理人也可返回至批量（以及批量细节）界面。状态为“开放”的单独董事细节也可随时更改。

查看批量提交名册

查看FSC已处理过的批量提交名册时，代理人可运用由代理人提供的数据文件编辑任何上传的细节。此举可另代理人修改细节中的任何错误，文件上传后，用户可能会发现其中的错误。

请注意，FSC将不会查看或编辑数据文件中的任何信息。

提交董事名册

代理人完成查看批量提交名册中的信息后，可通过选取部分或全部公司，以上传单独公司或整个批量的公司名册信息。非高峰期间时将最终处理查看后的批量提交名册（即已经接受上传）。处理限制是由于数据库活动繁重，每批量最多可包含150家公司，数据库需向公司文件添加大量信息。

董事名册提交完成后，代理人通常将收到VIRRGIN确认邮件。确认邮件将包含一个链接，用户可通过链接获取表格格式中公司董事名册。每名董事都将获得一个独有的、由系统随机产生的董事编号。

 

常见问题

用于输入董事细节的格式是什么？

对于单独公司董事细节提交，用户将直接在VIRRGIN数据输入界面输入信息。

对于多个公司提交，代理人将使用数据文件（例如Excel或其他电子表格或数据库导出数据文件）上传最多150家公司的董事信息。

代理人仍然需要附加带有董事信息的pdf文档吗？

不需要，pdf附件将不再需要，也不会被接受。

代理人是否可以从系统中导出信息，并上传至VIRRGIN系统？

可以，代理人若希望从专有的数据库中导出信息，并上传至VIRRGIN系统，FSC将提供支持。但是，也存在部分限制。如需求助，请发送请求至help@bvifsc.vg（主题为数据库支援）。对于首次请求，FSC将需要数据库类型、存储格式（单独或多个表格）以及技术联系的姓名。

准备提交时，代理人需要改动系统吗？

不需要，代理人无需改变专有数据库，便可上传数据至VIRRGIN。代理人有几种选择可选，包括使用由FSC提供的模板以准备所需数据，使用VIRRGIN系统输入数据，以及向FSC请求特殊求助以准备将数据从数据库中导出至一种与VIRRGIN系统兼容的格式上。

什么类型的确认可被视作证明已提交董事名册？

对于单独公司提交，当提交完成后，常规VIRRGIN确认邮件会发送至用户。对于批量公司提交，一旦提交完成后，代理人将获取一份确认邮件以及一个链接，通过链接可查看表格中每个公司的董事明细。

代理人必须使用FSC模板吗？

并非强制要求使用FSC模板。请注意，如果使用个人模板制作数据文件，需以FSC模板相同的方式组织信息，并且应该包含相同字段与数据元素。为避免不兼容问题与延迟，我们建议您在使用VIRRGIN系统尝试进行上传或提交之前，先发送您的数据文件至help@bvifsc.vg用于查阅。批量提交时最多可提交150家公司。

文件提交后，我可以查看文档吗？

可以，在最终提交之前，用户可查看所有记录。一旦提交已经完成，必须向登记处提交修改信息方可进行修改，或者知会登记处。

谁可以批量提交公司名册？

提交期间若并未产生费用，代理人账号上的任何VIRRGIN用户均可批量提交公司名册进行处理。提交期间若产生费用，常规VIRRGIN条例规定，只有获得恰当授权的用户可支付费用并完成提交。

谁可以获取批量提交的信息？

代理人账号上任何授权的VIRRGIN用户均可获取批量提交的名册。

如果批量提交的名册正被一名用户查看，其他是否还可以同时查看？

不可以，批量提交的名册只可以由一名用户查看处理。

点击下载董事表格.Exl